Về quản lý văn bản đi, đến và thể thức văn bản: Nhìn chung, các sở có đầy đủ các loại sổ sách và thực hiện đúng quy định về công tác văn thư lưu trữ. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tiếp nhận, chuyển giao công văn đi, đến ở các sở thực hiện chưa đồng bộ do nhiều nguyên nhân, việc nhận văn bản trên mạng lúc được lúc không, việc vào sổ tiếp nhận và chuyển giao giải quyết công văn đi, đến văn thư làm chủ yếu bằng hình thức thủ công. Về thể thức văn bản nhìn chung đúng theo quy định. Tuy nhiên, vẫn còn một số sở khi ban hành văn bản chưa chú ý đến thể thức, còn sai sót nhiều (thiếu trích yếu, nơi nhận, địa danh, ngày tháng ....). Bên cạnh đó, Đoàn kiểm tra có nhắc nhở các sở đóng dấu các tập lưu công văn đi từ các năm trước và từ đây về sau những văn bản lưu công văn đi đều phải đóng dấu
Văn thư của các sở làm tốt việc lập hồ sơ hiện hành nhưng chuyên viên của các sở chưa lập được hồ sơ hiện hành hoặc có lập nhưng chưa hoàn chỉnh. Các sở chưa thực hiện được việc thu tài liệu ở các phòng, ban, các chuyên viên và Ban Giám đốc, hoặc có sở có thu nhưng chưa sắp xếp, chỉnh lý. Riêng Sở Tài chính, Sở Nội vụ đã thu thập được tài liệu của các bộ phận vào lưu trữ cơ quan và đã tự sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh. Thực hiện Quyết định số 04/2000/QĐ-UB và Chỉ thị số 23/2002/CT-UB của UBND tỉnh, các sở cũng đã chỉnh lý, sắp xếp tài liệu tích đống từ các năm trước có sự hỗ trợ về mặt nghiệp vụ của Trung tâm Lưu trữ tỉnh như tài liệu của Sở Tư pháp, Sở Công nghiệp đã được sắp xếp, chỉnh lý hoàn chỉnh. Thực trạng hiện nay hầu hết các sở chưa bố trí được phòng kho lưu giữ tài liệu nên tài liệu chưa thu thập mà còn nằm rải rác ở các phòng, ban của sở. Một số sở tài liệu trước năm 1995 không còn hoặc tài liệu của các sở tách nhập, giải thể qua khảo sát kiểm tra, tài liệu của các Ty hầu như không còn. Phương tiện bảo quản chủ yếu của tài liệu lưu trữ là giá tủ, hộp, cặp. Một số sở có bố trí kho riêng nhưng chưa tập trung được tài liệu để bảo quản, diện tích phòng kho quá chất hẹp, chỉ đủ sức chứa tài liệu trong thời gian ngắn trước mắt. Ở nhiều sở trang thiết bị còn thiếu, phải để trong bao, ở dưới nền gạch.
Về việc triển khai các văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ, của Uỷ ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ: Phần lớn các sở chưa xây dựng nội quy, quy chế về công tác Văn thư, Lưu trữ; chưa ban hành được các văn bản hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở về công tác văn thư, lưu trữ. Riêng Sở Khoa học và Công nghệ đã ban hành được 03 công văn, 01 Quyết định và 01 Thông báo về công tác văn thư, lưu trữ như: Nộp hồ sơ lưu trữ; ban hành “ Quy định tạm thời chế độ lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; thông báo nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan. . . .
Nhận xét đánh giá chung
Trong ba năm triển khai thực hiện Chỉ thị số 23/2002/CT.UBND ngày 14 tháng 11 năm 2002 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang. Đoàn kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ nhận thấy các cấp lãnh đạo đã có chuyển biến về nhận thức và xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ; công tác đào tạo, bồi dưỡng, bố trí cán bộ đã được quan tâm hơn; cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư cho công tác này được chú trọng nhất là đầu tư nâng cấp các phòng, kho lưu trữ, mua sắm phương tiện, trang thiết bị bảo quản tài liệu...Tuy nhiên, một số các sở, ngành có tài liệu quan trọng nhưng cán bộ văn thư, lưu trữ còn kiêm nhiệm như Sở Tài chính, Sở Y tế... chỉ có một biên chế văn thư kiêm lưu trữ lại kiêm luôn bộ phận một cửa, từ đó ảnh hưởng đến công việc (không có thời gian để thu thập, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu); các sở chưa ban hành văn bản quy định, quy chế về công tác văn thư, lưu trữ cho sở; một số cơ quan chưa có kho lưu trữ theo qui định.
Qua công tác kiểm tra, Đoàn công tác kiến nghị Ủy ban nhân dân tỉnh một số vấn đề như sau: Cân đối và phân bổ kinh phí để chỉnh lý các khối tài liệu còn tích đóng ở các sở, ngành để đến khi Trung tâm Lưu trữ xây dựng kho xong sẽ có kế hoạch thu tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo đúng qui định tại Pháp lệnh Lưu trữ năm 2001 (Điều 14); Khi phê duyệt xây dựng các trụ sở mới, các cơ quan cần lưu ý việc xây dựng phòng kho lưu trữ tài liệu theo đúng quy định; Thường xuyên mở các lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ; Chỉ đạo thủ trưởng các sở ngành bố trí biên chế cán bộ làm chuyên trách văn thư, lưu trữ, có trình độ nghiệp vụ theo tinh thần Chỉ thị số 23/2002/CT-UB của UBND tỉnh về tăng cường chỉ đạo công tác Văn thư, Lưu trữ).
Thanh Thùy - Trung tâm Lưu trữ Tỉnh

Cách 1: Đăng ký qua SMS
Soạn tin nhắn với cú pháp: VIT HOC gửi 8777
Nhập mã đăng ký nhận được vào khung sau: Kiểm tra
Lưu ý: Mã chỉ được dùng 1 lần duy nhất. Vì thế bạn hãy cẩn thận khi nhập mã đăng ký

Cách 2: Đăng ký qua tài khoản